Rejestry, ewidencje, archiwa

Referat Budżetu i Finansów

REJESTRY:

1. Rejestr gospodarstw;

2. Rejestr wymiarowy podatku rolnego, leśnego, od nieruchomości, łącznego zobowiązania

pieniężnego i podatku od środków transportowych;

3. Rejestr podatników podatku rolnego, leśnego, od nieruchomości, łącznego zobowiązania

pieniężnego i podatku od środków transportowych;

(Rejestry prowadzone są w formie kart gospodarstw oraz w wersji elektronicznej od 1996 r.),

Sposób udostępnienia:
Na wniosek na podstawie ordynacji podatkowej.

POZOSTAŁE REJESTRY:

4. Rejestr wydanych zaświadczeń o stanie majątkowym,

5. Rejestr wydawanych zaświadczeń o niezaleganiu w podatkach,

6. Rejestr podatników będących przedsiębiorcami, którym umorzono zaległości i odsetki za

zwłokę, rozłożono na raty i odroczono termin płatności z tytułu podatku rolnego, leśnego

i opłat lokalnych,

7. Rejestr przypisów i odpisów podatku rolnego, leśnego, od nieruchomości, łącznego

zobowiązania pieniężnego,

8. Rejestr ulg i zwolnień podatkowych,

9. Rejestr wydanych decyzji dotyczących umorzenia, rozłożenia na raty i odroczenia terminu

płatności,

10. Rejestr upomnień podatkowych,

11. Rejestr podatników starających się o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju

napędowego wykorzystywanego.

EWIDENCJE:

1. ewidencja wystawionych tytułów wykonawczych,

2. ewidencja podatników starających się o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju

napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej.

Sposób udostępnienia:

Z pozostałych rejestrów i ewidencji danych nie udostępnia się.

Kancelaria Tajna, Sprawy Wojskowe, Obrona Cywilna, OSP

REJESTRY:

1. Rejestr świadczeń

2. Rejestr dzienników i książek ewidencyjnych

Sposób udostępnienia:

Na wniosek osoby lub instytucji upoważnionej do otrzymania ww. informacji.

EWIDENCJE:

1. Ewidencja podziału sprzętu obrony cywilnej do formacji OC i zakładów pracy

2. Ewidencja osób powołanych do formacji obrony cywilnej

3. Ewidencja osób powołanych do akcji kurierskiej

4. Ewidencja sprzętu pożarniczego

WYKAZY:

1. Wykaz osób przewidzianych do wykonania świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony

2. Wykaz przedpoborowych

3. Wykaz poborowych

4. Wykaz osób o nieuregulowanym stosunku do obowiązku służby wojskowej

5. Wykaz jednostek OSP

6. Wykaz członków OSP

DZIENNIKI:

1. Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów /DEWD/ oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” i

„poufne”

2. Dziennik korespondencyjny dokumentów oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” i „poufne”

Sposób udostępnienia:

Z ewidencji, wykazów i dzienników danych nie udostępnia się.

Rada Gminy

REJESTRY:

1. Rejestr uchwał Rady Gminy

2. Rejestr wniosków i interpelacji radnych

3. Oświadczenia majątkowe.

Sposób udostępnienia:

Ogólnie dostępny na wniosek zainteresowanego

EWIDENCJE:
1. Ewidencja uchwał Rady Gminny

ZBIORY:

1. Zbiór uchwał Rady Gminy

2. Oświadczenia majątkowe

Urząd Stanu Cywilnego

REJESTRY:

1. Rejestr zapewnień.

2. Rejestr zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa

(do ślubów konkordatowych)

3. Rejestr ślubów obywateli polskich z cudzoziemcem w kraju.

4. Rejestr zaświadczeń do zawarcia małżeństwa za granicą.

5. Rejestr przypisków z akt stanu cywilnego.

6. Rejestr nadanych medali za 50-lecie pożycia małżeńskiego.

Sposób udostępnienia:

Z rejestrów Urzędu Stanu Cywilnego nie udostępnia się danych.

ZBIORY:

1. Księgi stanu cywilnego: urodzeń, małżeństw, zgonów.

2. Skorowidze alfabetyczne urodzeń, małżeństw, zgonów

Sposób udostępnienia:

Zaświadczenia i odpisy z aktów stanu cywilnego wydaje się na wniosek strony. Sposób przyjmowania i załatwiania spraw zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1986r.- Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. Nr 36, poz.180 z późn. zmianami) – zgodnie z art. 83 akty stanu cywilnego (odpisy oraz zaświadczenia z ksiąg stanu cywilnego wydaje się na wniosek sądu lub innego organu państwowego, osoby której stan cywilny został w akcie stwierdzony, jej wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, małżonka lub przedstawiciela ustawowego-innych osób, które wykażą w tym interes prawny).

EWIDENCJE – SYSTEMY:

1. System USC – wersja elektroniczna wprowadzona 23.01.2008 roku.

ARCHIWA:

Archiwum akt stanu cywilnego:

1. Księgi stanu cywilnego z lat 1955-1957 oraz od 1973 – na bieżąco.

(dot. zdarzeń: urodzeń, małżeństw i zgonów, które miały miejsce na terenie Gminy Kraśnik

lub miały miejsce za granicą i na wniosek stron zostały do ksiąg wpisane)

2. Akta zbiorowe (dot. aktów stanu cywilnego)

Sposób udostępnienia:

Z akt zbiorowych nie udostępnia się danych, ani nie wydaje odpisów i zaświadczeń.

Ewidencja ludności i dowody osobiste

REJESTRY:

1. Rejestr mieszkańców

(prowadzony jest w formie kartotecznej od 01.01.1973 r.

i w wersji elektronicznej – Mikropesel – od 01.12.1998 r.),

Sposób udostępnienia:

Zaświadczenia z rejestru mieszkańców zgodnie z art. 33 ustawy o ochronie danych osobowych (Dz. U Nr 133

poz. 883 z 1997 roku) wydawane są na pisemny wniosek mieszkańca.

2. Rejestr wyborców

(prowadzony w formie kartotecznej i w wersji elektronicznej – Mikropesel –

oraz na Platformie Wyborczej ),

Sposób udostępnienia:

Rejestr Wyborców udostępniany jest na pisemny wniosek wyborcy.

3. Rejestr wydanych i utraconych dowodów osobistych

(SWDO prowadzony w wersji elektronicznej od 01.01.2001 r.),

Sposób udostępnienia:

Rejestr nie jest udostępniany.

POZOSTAŁE REJESTRY:

4. Rejestr zaświadczeń o utraconym dowodzie osobistym,

5. Rejestr druków wysłanych do WKU,

6. Rejestr udzielonych inf. o danych osobowych,

7. Rejestr druków ścisłego zarachowania (formularze dow. osob,)

Sposób udostępnienia:

Z pozostałych rejestrów danych nie udostępnia się.

EWIDENCJE – SYSTEMY:

1. Ewidencja ludności – wersja elektroniczna od 01.12.1998 r.

2. Dowody osobiste – wersja elektroniczna od 01.01.2001r.

ZBIORY:

1. Zbiór meldunkowy:

a. zbiór danych stałych mieszkańców;

b. zbiór danych byłych mieszkańców;

c. zbiór danych obywateli polskich zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące;

d. zbiór danych cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 3 m-ce, posiadających karty pobytu;

e. zbiór danych obywateli polskich zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 3 m-cy;

f. zbiór danych cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 3 m-cy,

nieposiadających karty pobytu;

2. Zbiór Kopert Dowodowych

Ochronie podlega cały zakres danych zgromadzonych w zbiorach – art. 44h ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych.

ARCHIWA:

1. Książki meldunkowe Gromadzkich Rad Narodowych zawierające dane osobowe mieszkańców

miejscowości Gminy Kraśnik zameldowanych w latach 1969-1973.

2. Koperty dowodowe osób zmarłych, dla których wystawcą dowodu osobistego był Naczelnik Gminy

Kraśnik w latach 1973-1989 lub Wójt Gminy Kraśnik od roku 1990.

Gospodarka Komunalna – Dodatki Mieszkaniowe

REJESTRY:

1. Rejestr osób uprawnionych do otrzymania dodatków mieszkaniowych.

Referat Organizacyjny

REJESTRY:

1. Rejestr pracowników urzędu,

2. Rejestr stażystów i praktykantów,

3. Rejestr delegacji służbowych krajowych i zagranicznych,

4. Rejestr kontroli zewnętrznych,

5. Rejestr pieczątek,

6. Rejestr umów,

7. Rejestr zaświadczeń,

8. Rejestr dokumentacji przekazywanej do archiwum,

9. Rejestr druków ścisłego zarachowania (karty drogowe)

Sposób udostępnienia:

Informacje udzielane są na pisemny wniosek strony zainteresowanej z podaniem podstawy prawnej oraz zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. – Dz. U. nr 33 poz.883).

10. Rejestr Zarządzeń Wójta,

11. Rejestr Zarządzeń Wójta – Kierownika Urzędu,

12. Rejestr skarg i wniosków

13. Rejestr upoważnień i pełnomocnictw

14. Rejestr spraw sądowych

Sposób udostępniania:

Ogólnodostępny.

DZIENNIKI:

1. Dziennik korespondencji wpływającej do urzędu

EWIDENCJE:

1. Ewidencja czasu pracy pracowników

2. Ewidencja sprzętu i wyposażenia

3. Ewidencja składu osobowego Rady Gminy i Komisji Rady Gminy

ZBIORY:

1. Zbiór zarządzeń Wójta

2. Zbiór uchwał Rady Gminy

3. Zbiór Dzienników Ustaw i Monitorów Polskich

WYKAZY:

1. Wykaz jednostek organizacyjnych
2. Wykaz jednostek pomocniczych

ARCHIWA:

Archiwum Urzędu – zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. NR 171 poz. 1396 tekst jednolity z późn. zm. art. 33-35) Archiwum Urzędu ma status archiwum zakładowego tzn. służy potrzebom jednostki, dla której zostało utworzone. Gromadzi się w nim akta niezbędne w bieżącej pracy komórek Urzędu. Część dokumentacji, która zgodnie z obowiązującymi przepisami została zaliczona do kategorii A, czyli wieczystej przekazuje się po 25 latach przechowywania do Archiwum Państwowego w Lublinie.

Sposób udostępnienia:

Zgodnie z art. 16 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. (tj. Dz. U. nr 171, poz. 1396 z 2002 roku z późn. zm.), Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. z dnia 23 lutego 2001 r.).

Stanowisko działalności gospodarczej, oświaty i promocji

REJESTRY:

1. Rejestr zabytków kultury

EWIDENCJE:

1. Ewidencja działalności gospodarczej

2. Ewidencja zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych

3. Ewidencja placówek kultury

Ochrona środowiska i rolnictwo

REJESTRY:

1. Rejestr pomników przyrody

EWIDENCJE:

1. Ewidencja mienia gminy